GoBD verschärfen die Anforderungen an Kassenaufzeichnungen ab 2017

Einzelhändler, Gastronomen und Handwerker mit Bargeschäften sollten aufmerken:

Ab dem 1. Januar 2017 gelten neue Vorschriften für Registrierkassen! Festgelegt wurden diese in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff (GoBD), die schon seit 2015 gelten. Jetzt läuft die noch geltende Übergangsfrist aus und die Prüfer der Finanzbehörden verlangen zeitnahen Zugriff auf die gespeicherten Daten der Registrierkasse. Kassenaufzeichnungen stehen seit jeher besonders im Fokus der Außenprüfungen, da sich hier beste Chancen für Manipulationen ergeben. Durch das Nichtaufzeichnen von Erlösen entgehen dem deutschen Fiskus jährlich Steuereinnahmen in Millionenhöhe.

Keine Pflicht zu elektronischen Kasse

Zum Führen von Kassenaufzeichnungen sind in Deutschland alle Unternehmen verpflichtet, die Bilanzen aufstellen müssen. Kleine Betriebe, die ihren Gewinn mit Hilfe einer Einnahme-/Überschussrechnung ermitteln, benötigen kein Kassenbuch. Ein geordnetes Abheften aller Quittungen ist ausreichend. Auch bilanzierungspflichtige Unternehmen dürfen für ihre Bargeldgeschäfte eine Ladenkasse unterhalten. Doch wer eine elektronische Kasse nutzt, der muss ab dem Jahr 2017 darauf achten, dass sein Kassensystem den neuen GoBD entspricht.

Anforderungen an elektronische Kassen

Elektronische Registrierkassen bieten viele Vorteile, denn alle Daten stehen auf Knopfdruck zur Verfügung. In einer ordnungsgemäßen Buchführung müssen alle Geschäftsvorfälle lückenlos und zeitlich geordnet im Kassenbuch dokumentiert werden. Das übernimmt die Registrierkasse – so ist es ausreichend, den Tagesendbon (Z-Bon) aufzubewahren. Ab 2017 entsprechen die elektronischen Kassensysteme nur dann den GoBD, wenn einmal eingegebene Daten nicht mehr veränderbar sind und Stornierungen und Änderungen revisionssicher protokolliert werden. Hersteller dokumentieren mit einem Zertifikat, dass ihr Kassensystem die Anforderungen der neuen GoBD erfüllt. Bei Neuanschaffungen ist dieser Nachweis jetzt Pflicht, vorhandene Registrierkassen müssen entsprechend nachgerüstet werden.

Daten aufbewahren und Verfahren dokumentieren

Betriebsprüfer dürfen künftig Kassenaufzeichnungen schneller anzweifeln, wenn sie Manipulationen vermuten. Dann können Erlöse geschätzt werden – und das bedeutet in der Regel eine deutliche Steuernachzahlung. Die Daten der Registrierkasse müssen 10 Jahre lang in elektronischer Form aufbewahrt werden. Zu einer ordnungsgemäßen Dokumentation der Kasse gehören die Tagensendsummenbons (Z-Bons), die Registrierkassenstreifen sowie die Änderungsprotokolle. Außerdem sind die Betriebs- und Programmieranleitungen für das System, die Einrichtungsprotokolle und alle weitere Kassenunterlagen aufzuheben.

Bildquelle: Pixabay-User bladerunner1968