Seit 2014 haben sich einige Punkte bei der Reisekostenabrechnung geändert. Auch drei Jahre später werden Reisekosten häufig falsch abgerechnet und somit eine steuerliche Entlastung vergeudet. Damit Sie alle Vorteile der neuen Steuerregel nutzen können, möchte ich Ihnen in diesem Blogbeitrag eine grobe Übersicht geben. Zudem stelle ich Ihnen eine Checkliste als Download zur Verfügung.

Definition und Voraussetzungen

Bevor ich Ihnen die einzelnen Regelungen genau erkläre, möchte ich Ihnen die Definition einer Reisekostenabrechnung und die Voraussetzungen hierfür näher bringen. Demnach umfasst die Reisekostenabrechnung alle Kosten, die durch eine Geschäftsreise entstanden sind. Zu diesen gehören Fahrtkosten, Mehraufwendung für Verpflegung, Kosten für die Bewirtung von Personen im Rahmen einer Auswärtstätigkeit, Kosten für die Unterkunft und Reisenebenkosten. Diese Kosten können nur dann abgerechnet werden, wenn eine Auswärtstätigkeit vorliegt. Diese liegt dann vor, wenn ein Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen vorübergehend außerhalb seiner Wohnung oder seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig wird. Ist dies der Fall, müssen die Reisekosten vom Arbeitnehmer gewissenhaft aufgezeichnet und aufbewahrt werden.

Ob es sich beim Tätigkeitsort des Arbeitnehmers um eine erste Tätigkeitsstätte oder aber eine vorübergehende Auswärtstätigkeit handelt, kann anhand folgender Fragen geklärt werden:

  1. Hat der Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte? Wenn ja, muss die Frage beantwortet werden, wo sich diese befindet. Wenn nein, geht es mit Frage Nummer zwei weiter.
  2. Fährt der Arbeitnehmer gleichbleibend zu einem bestimmten Ort (Sammelpunkt), um seine Tätigkeit dort aufzunehmen? Wenn dies der Fall ist, greift lediglich die Entfernungspauschale. Wenn es nicht der Fall ist, dann sind die tatsächlichen Fahrtkosten abzugsfähig.

Abzugsfähige Aufwendungen im Detail

Fahrtkosten

Es gibt vier Fälle, in denen Fahrtkosten abgezogen werden können. Zu diesen gehören

  1. Tatsächliche Aufwendungen für öffentliche Verkehrsmittel,
  2. Tatsächliche Aufwendungen für den eigenen Pkw (jährlich neu ermittelt),
  3. Tatsächliche Aufwendungen für den eigenen Pkw (einmal ermittelt)
  4. Pauschale Kilometersätze.

Diese einzelnen Fälle haben wiederum bestimmte Anforderungen, die sie erfüllen müssen, um korrekt abgerechnet werden zu können. Diese können Sie der Checkliste entnehmen.

Mehraufwendungen für Verpflegung

In diesem Bereich handelt es sich lediglich um Pauschalbeträge für Auswärtstätigkeiten im Inland. Demnach stehen dem Arbeitnehmer bei einem Aufenthalt von bis zu acht Stunden null Euro zu. Bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden erhält der Arbeitnehmer 24 Euro für die mehrtätige Auswärtstätigkeit. Zudem kann ein Arbeitnehmer jeweils 12 Euro für den An- und Abreisetag im Fall einer auswärtigen Übernachtung geltend machen. Wenn keine Übernachtung getätigt wird, können 12 Euro bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden in Anspruch genommen werden. Weitere Details entnehmen Sie bitte der Checkliste.

Kosten für die Bewirtung von Personen

Um diesen Punkt für die Reisekostenabrechnung geltend zu machen, müssen folgende Fragen geprüft werden:

  • Handelt es sich um eine berufliche oder geschäftliche Bewirtung?
  • Erfolgt die Bewirtung auf Rechnung des Arbeitgebers?
  • Ist eine private Mitveranlassung ausgeschlossen?
  • Sind die Aufwendungen angemessen?
  • Liegen ordnungsgemäße Belege vor?

Kosten für die Unterkunft

Wenn Kosten für die Unterkunft können nur mit der Reisekostenabrechnung abgerechnet werden, wenn diese Aufwendungen nachgewiesen sind. Zudem wird geprüft ob die Kosten für das Frühstück gegebenenfalls gekürzt werden oder ob Sonderregelungen greifen.

Reisenebenkosten

Unter den Reisenebenkosten werden veranlasste Unfallkosten, Beiträge zur Unfallversicherung sowie Sonderfälle wie Diebstahl gezählt. Diese können, wie auch die anderen Punkte, nur dann abgerechnet werden, wenn sie nachgewiesen sind.

Zusatztipp

In meiner Checkliste habe ich für Sie noch den Punkt „Steuerfreie Erstattungen des Arbeitgebers“ hinzugefügt. Anhand dieser Fragen können Sie überprüfen, ob dies auf Sie zutrifft. Denn ist der Arbeitgeber Leistungsempfänger, steht ihm grundsätzlich ein Vorsteuerabzug zu, sofern eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Liegt der Betrag der Rechnung unter 250 Euro, handelt es sich hierbei um eine Kleinbetragsrechnung. Welche Anforderungen diese Rechnung erfüllen muss, können Sie diesem Blogbeitrag entnehmen.

Höhere steuerliche Entlastung durch Änderung der Ermittlung der zumutbaren Eigenbelastung

Am 19.01.2017 hat der Bundesfinanzhof (BFH) ein Urteil gefällt, dass Steuerzahler weiter entlasten kann. Der Grund für die Änderung war die Klage eines Ehepaares und damit die Überprüfung der Gesetzeslage. Der Bundesfinanzhof hat auf Grund des Wortlauts der Vorschrift entschieden, dass mehr außergewöhnliche Belastungen abgesetzt werden können. Was dies im Detail bedeutet, können Sie hier nachlesen.

Grundsätzlich gilt:

Jeder Mensch, der Unterhaltszahlungen an bedürftige Personen sowie Krankheits- und Pflegekosten zahlen muss, kann in seiner Einkommensteuererklärung einen Teil davon geltend machen und einen Teil nicht. Dieser Betrag wird beim Finanzamt die Zumutbarkeitsgrenze genannt. Wenn die besagten Fälle die Kosten der Zumutbarkeitsgrenze überschreiten, greifen außergewöhnliche Belastungen. Diese können dann von der Steuererklärung geltend gemacht werden, wenn sie mit überdurchschnittlich hohen Aufwendungen belastet sind.

Die Zumutbarkeitsgrenze

Um entscheiden zu können, ob eine Last unter die zumutbare Belastung fällt oder nicht, ist die zumutbare Belastung in drei Stufen aufgeteilt. Für jede gibt es einen bestimmten Prozentsatz, der für den Gesamtbetrag der Einkünfte bemessen wird. Dieser hängt wiederum vom Familienstand und der Kinderzahl ab. Es gilt Folgendes:

  • Stufe 1: bis 15.340 Euro – 1 – 5 %
  • Stufe 2: bis 51.130 Euro – 1 – 6 %
  • Stufe 3: über 51.130 Euro – 2 – 7 %

So wird nach dem Urteil des BFH gerechnet

Anders als zuvor wird nach dem Urteil des BFH nur noch der Teil des Gesamtbetrags der Einkünfte mit dem jeweils höheren Prozentsatz belastet, der den im Gesetz genannten Stufengrenzbetrag übersteigt. Demnach wird zum Beispiel nur der Teilbetrag der Einkünfte, der in Stufe drei die 51.130 Euro übersteigt, mit dem höheren Prozentsatz belastet. Vor dem Urteil ging das Finanzamt davon aus, dass sich die Höhe der zumutbaren Belastung einheitlich nach dem höheren Prozentsatz richtet, sobald die genannte Grenze der jeweiligen Stufen überschritten wurde. Dementsprechend wurde der höhere Prozentsatz auf den Gesamtbetrag aller Einkünfte angewendet.

Dies war ausschlaggebend für das Urteil des Bundesfinanzgerichtshofes

Als der Bundesfinanzhof sich mit der Klage des Ehepaares beschäftigte, war vor allem der Wortlaut der Vorschrift für das Urteil entscheidend. Denn dieser besagt, dass für die Anwendung eines bestimmten Prozentsatzes nicht auf den gesamten Gesamtbetrag der Einkünfte zurückgegriffen werden sollte. Zudem wird die Vermeidung von Härten bei nur geringer Überschreitung der Stufen gefordert.

Ein wichtiger Tipp

In der Pressemitteilung des Bundesfinanzhofs findet sich folgender Abschnitt:

„Das Urteil des BFH betrifft zwar nur den Abzug außergewöhnlicher Belastungen nach § 33 EStG, ist aber im Anwendungsbereich dieser Vorschrift nicht auf die Geltendmachung von Krankheitskosten beschränkt. Die Entscheidung hat weitreichende Bedeutung, da Steuerpflichtige nun in der Regel früher und in größerem Umfang durch ihnen entstandene außergewöhnliche Belastungen steuerlich entlastet werden.“

Daher möchte ich Sie an dieser Stelle darauf hinweisen, dass laut des Urteils auch andere Geltendmachungen gültig gemacht werden können. Gerne spreche ich mit Ihnen ab, ob weitere Ihrer Ausgaben von diesem Urteil erfasst sind. Bei Fragen oder Anregungen stehe ich Ihnen jederzeit zur Verfügung!

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