Wir sind mitten in der digitalen Entwicklung bzw. dem digitalen Wandel unserer Branche. In den letzten Jahren schon haben wir die Digitalisierung in Bezug auf die Steuerbranche bemerkt und dies ist eine stetiger Prozess. Jedes Unternehmen steht nun nicht mehr nur vor der Herausforderung Ihrer Mandanten, sondern zusätzlich auch noch vor der Digitalisierung der Kanzlei. Diese Herausforderung ist allerdings nicht unbedingt negativer Natur, sondern steckt auch voller Vorteile und Chancen für die Kanzlei. Durch die Digitalisierung einiger Prozesse kann die Arbeit eines Steuerberaters deutlich effizienter und einfacher machen.
Digitale Steuerberatung bedeutet nicht nur, Sie durch Mails und über unseren Blog auf dem Laufenden zu halten oder die passende Hardware auch im Homeoffice zur Verfügung zu haben. Es sind viele verschiedene Prozesse, die digitalisiert den Arbeitsablauf erleichtern können.
In diesem Artikel erläutern wir kurz und knapp die Bereiche der Steuerberatung, die ein digitaler Prozess unterstützen kann. Denn nicht nur die digitale Buchhaltung ist heutzutage ein Aspekt, sondern besonders auch die Datensicherung und der Datenzugriff in Echtzeit. Natürlich wird für den Prozess der digitalen Kanzlei das nötige Know-how benötigt, um unseren Mandanten einen idealen Prozess zu bieten, sowohl aus dem Büro als auch aus dem Homeoffice.
Ihre digitalisierte Buchhaltung
Besonders in diesem Bereich ist die Digitalisierung schon weit fortgeschritten. Schon lange werden Aufgaben der Buchführung von elektronischen Programmen übernommen. Das automatische Auslesen durch die OCR-Erkennung und die Erfassung von Bankdaten waren früher manuelle Aufgaben des Buchhalters. Heute ist diese Position nicht mehr da, um alles händisch einzugeben, sondern zu prüfen, zu korrigieren und zu bestätigen. Das ermöglicht dem Buchhalter eine erhebliche Zeitersparnis und somit Zeit für wichtigere Aufgabenbereiche. Das DATEV-Portal bietet für die Buchhaltung eine kombinierte Lösung.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen schon die digitale Buchführung eingeführt haben, ergänzt das unser System optimal. So können Sie uns Dokumente in elektronischer Form zukommen lassen, das ist oft organisierter und Informationen können nicht so schnell untergehen.
Die Organisation unserer Arbeitsabläufe
In einer digitalen Kanzlei werden natürlich alle Dokumente digital und somit revisionssicher abgelegt. Zum Einen ist das umweltschonender als der ständige Papierkram und zum Anderen natürlich auch viel praktischer und bringt eine hohe Zeitersparnis bei der Suche nach einem bestimmten Dokument mit sich. Das gilt auch für Dokumente, die in Papierform in die Kanzlei kommen, diese werden eingescannt und ebenfalls hochgeladen.
Nicht nur für die gesamte Organisation der Kanzlei und der Mitarbeiter untereinander ist diese Form der Digitalisierung vorteilhaft, sondern auch für jeden einzelnen Mitarbeiter. Die To-Do-Liste ist jetzt ebenfalls digital sowie die Eingangspost. So ist man auch nicht zwingend an den Schreibtisch gefesselt für manche Bürotätigkeiten und kann sie bequem vom Tablet aus unterwegs erledigen oder vom Laptop im Homeoffice.
Besonders in solch ungewöhnlichen Zeiten, wie einer weltweiten Pandemie, ist dieser Faktor entscheidend. Wenn alles online gesichert ist und so auch übertragen werden kann, ist man unabhängig vom Ort. Papierkram muss nicht mehr zur Post gebracht werden und man kann durch die digitale Archivierung auch aus dem Homeoffice auf alle Unterlagen zugreifen.
Nutzung einer Cloud
Sensible Daten online zu speichern erfordert eine hohe Datensicherheit. Deswegen werden Ihre betriebswirtschaftlichen Daten bei uns auf einen sicheren Server innerhalb Deutschlands hochgeladen. Dazu wird der Support von kompetenten und hochqualifizierten Mitarbeitern übernommen. Die Vorteile sind im vorherigen Kapitel ausreichend erläutert. Damit die Nutzung einer Cloud für Ihre Unternehmen online kein Risiko darstellt, setzen wir alles daran, Ihre Daten zu schützen und so optimal wie möglich zu sichern.
Lohnabrechnung digital vereinfachen
Eine digitale Lohnsoftware kann die nötigen Daten nicht nur direkt zum Finanzamt übermitteln, sondern auch zur Sozialversicherung und der Berufsgenossenschaft, wenn es nötig ist. Das schafft weniger Arbeit für Sie und auch für die jeweiligen Stellen. Solch eine Software dient allerdings auch dazu, Ihnen Ihre individuellen Lohnabrechnungen online zur Verfügung zu stellen. Sie haben also nicht mehr diesen lästigen Papierkram Zuhause und haben alles an einem Ort griffbereit, wenn Sie die Dokumente in Zukunft benötigen.
Einkommensteuererklärung ganz einfach zusammenstellen
Für die Einkommenssteuererklärung sind einige Fakten und Zahlen nötig, es dauert eine Weile diese vollständig Ihrer Steuerkanzlei zur Verfügung zu stellen. Dank einer Schnittstelle im DATEV-Portal geht das jetzt etwas einfacher. Es gibt gewisse Daten, die schon digitalisiert sind und sich somit einfach einlesen lassen.
Einige der Daten sind dem Finanzamt schon bekannt, wie zum Beispiel Arbeitslosengeld und Krankengeld sowie auch die Basisrentenbeträge. Weitere Rentendaten und beispielsweise Krankenkassenbeiträge können nun allerdings auch als digitale Belege zur Verfügung gestellt werden und zur Auswertung übernommen werden.
Der Einkommenssteuerbescheid kommt nach wie vor per Post, die Prüfung kann mittlerweile allerdings schon vorzeitig im System vorgenommen werden, da die Daten zusätzlich elektronisch übermittelt werden.
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